Webinary są dla użytkowników wartościową formą zdobywania wiedzy z dziedziny, która ich interesuje. Twórca webinaru korzysta natomiast z możliwości zaprezentowania się jako ekspert danej branży czy zagadnienia. Wydarzenia tego typu są organizowane coraz częściej nie tylko przez duże organizacje, ale także przez pojedyncze osoby, które promują swoje materiały w mediach społecznościowych.
Cel i target
Pierwszym krokiem, jaki należy podjąć podczas planowania webinaru, jest określenie, w jakim właściwie celu chcemy go zorganizować. Może być to np. promocja produktu lub usługi czy dostarczanie użytkownikom wartościowej wiedzy, budując w ten sposób swój wizerunek eksperta. Możemy w tym celu wykorzystać przeprowadzone samodzielnie badanie zainteresowania przyszłych odbiorców webinaru np. śledząc aktywność użytkowników zainteresowanych naszą branżą czy usługą w social mediach. Warto skorzystać z narzędzi monitoringu Internetu, które pozwolą nam obserwować wzmianki dotyczące interesujących nas słów kluczowych.
Format
Do wyboru mamy tu różne możliwości:
- seminarium
W ten sposób dzielimy się z użytkownikami swoją wiedzą ekspercką. Formuła może opierać się na wypowiedzi jednego lub dwóch specjalistów. W przypadku rozmowy ich wypowiedzi będą się wzajemnie uzupełniać. Pojawi się także szansa, by eksperci zadawali sobie nawzajem pytania, co zdynamizuje webinar.
- rozmowa z ekspertem
Formuła polega na zaproszeniu do udziału specjalisty danej dziedziny i zadawanie mu pytań. W ten sposób dostarczamy oglądającym wartościowej wiedzy, a poprzez umiejętnie zadawane pytania sami pozycjonujemy się jako eksperci. Możliwe jest zaangażowanie uczestników webinaru w rozmowę poprzez odpowiadanie na żywo na ich pytania za pośrednictwem czatu.
- panel dyskusyjny
Panel dyskusyjny wymaga zaproszenia do studia trzech lub więcej ekspertów. Dzięki temu ich opinie mogą się nawzajem uzupełniać, a nawet ścierać. Sprawi to, że treść będzie bardziej dynamiczna i interesująca dla odbiorców.
- pytania i odpowiedzi
Formuła Q&A polega na odpowiadaniu na pytania, które w trakcie trwania webinaru zadają jego uczestnicy. Przeprowadzenie wydarzenia w tym kształcie może sprawić, że będziemy postrzegani jako eksperci o szerokiej wiedzy, którzy są ponadto otwarci na potrzeby i zainteresowania użytkowników.
- prezentacja produktu
Jeżeli o naszym produkcie lub jego obsłudze możemy powiedzieć coś więcej, to ta formuła jest doskonała dla jego promocji. Mamy szansę zachęcić uczestników webinaru do zakupu, a tym, którzy już posiadają produkt, zaprezentujemy możliwe sposoby jego wykorzystania.
Zespół
Organizator wydarzenia jest odpowiedzialny za wybór odpowiednich prelegentów, komunikację z użytkownikami na początku i na końcu webinaru, a także jego promocję. Niezbędny jest także prowadzący. W przypadku rozmowy z ekspertami zadaje im pytania lub animuje rozmowę, gdy mamy do czynienia z panelem dyskusyjnym. Jeżeli natomiast prowadzimy seminarium, funkcję prowadzącego mogą pełnić dwie osoby – eksperci firmy. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby połączyć osobę organizatora i prowadzącego, co często jest praktykowane szczególnie w przypadku indywidualnych webinarów eksperckich. Przy większych webinarach warto uwzględnić także rolę asystenta, który będzie na bieżąco odpowiadał na pytania techniczne użytkowników oraz doglądał jakości transmisji.
Scenariusz i materiały graficzne
Staranne zaplanowanie webinaru jest niezbędne, aby przebiegał on w sposób niezakłócony oraz zmieścił się w określonym na wstępie przedziale czasu. Wymaga to np. przygotowania listy poruszanych tematów lub pytań zadawanych ekspertom. W przypadku seminariów lub prezentacji produktów potrzebne jest przygotowanie dodatkowych materiałów graficznych, które w przystępny sposób zaprezentują udostępnianą użytkownikom wiedzę.
Studio
Warto poświęcić czas na odpowiednie przygotowanie przestrzeni, w której nasze wydarzenie będzie miało miejsce oraz zatroszczyć się o odpowiedni sprzęt. Właściwa do tego celu będzie np. sala konferencyjna. Ważne, aby była izolowana od dźwięków zewnętrznych, które mogłyby wyłapać mikrofony. Zaplanujmy, czy wykorzystamy jedną, czy więcej kamer. Dodatkowe kamery potrafią zdynamizować webinar, przedstawiając zbliżenia na produkty lub umożliwiając pokazywanie studia z różnych perspektyw. Wymaga to jednak montażu na żywo.
Równie ważna jest jakość nagrywanego dźwięku. Każdy z gości i prezenterów powinien być wyposażony we własny mikrofon, aby jego głos był wyraźnie słyszalny. Można rozważyć użycie zewnętrznych mikrofonów dynamicznych lub pojemnościowych, co jest szczególnie sprawdza się w przypadku jednego lub dwóch rozmówców. Jeżeli stosujemy jeden mikrofon, możemy z powodzeniem korzystać z urządzenia podłączanego do komputera za pomocą gniazda USB. W przypadku używania dwóch mikrofonów niezbędne już będzie wyposażenie się w zewnętrzną kartę dźwiękową oraz program do miksowania dźwięku na żywo, aby wyrównać poziomy sygnału.
Gdy łączymy się z gośćmi webinaru online, powinniśmy wcześniej upewnić się, jakiego rodzaju sprzętem dysponują. O ile kamera w laptopie będzie zazwyczaj wystarczająca, tak wbudowane mikrofony komputerów nie zagwarantują wystarczającej jakości dźwięku. Trzeba wtedy zadbać, by gość posiadał odpowiedni mikrofon.
Platforma
Następnie należy zdecydować, za pomocą jakiego oprogramowania chcemy przeprowadzić transmisję. Do wyboru mamy m.in. takie rozwiązania jak:
- Zoom (darmowe),
- GoToMeeting/GoToWebinar (trial),
- Join.me (trial),
- Google Hangouts (darmowe),
- YouTube Live (darmowe),
- Facebook Live (darmowe),
- ezTalks (darmowe w podstawowej wersji).
Aby transmisja webinaru dostępna była bez niepotrzebnych przerw i zatrzymań, trzeba użyć odpowiedniej jakości hostingu. Decydując się na wybór określonej platformy e-learningowej, należy wziąć pod uwagę takie aspekty jak:
- łatwość użytkowania,
- możliwość prowadzenia webinaru poprzez własną stronę internetową,
- ułatwienia dotyczące współdzielenia ekranu,
- zakres prezentowania statystyk,
- możliwość archiwizacji treści,
- to, czy oprogramowanie jest dostosowane do liczby przewidywanych uczestników webinarium (na podstawie liczby rejestracji, chociaż średnio jedynie 30-40% rejestrujących się osób faktycznie bierze udział w wydarzeniu),
- możliwość interakcji z widzami,
- obsługa urządzeń mobilnych.
Promocja wydarzenia
Aby webinar odniósł optymalny efekt marketingowy, niezbędna jest jego promocja. Najlepiej zacząć ją od stworzenia landing page dla wydarzenia, która przedstawi jego program oraz sylwetki prelegenta lub prelegentów czy zaproszonych gości. Powinien się tam znaleźć także formularz rejestracyjny. Na stronie głównej firmy warto umieścić baner reklamujący webinar. Do promocji należy wykorzystać również kanały social media. Zarejestrowane osoby powinny otrzymać e-maile z przypomnieniami o wydarzeniu. Odpowiednio przeprowadzona promocja jest w stanie uczynić z webinaru istotne wydarzenie branży. W innym przypadku nasze wysiłki mogą zostać docenione jedynie przez garstkę użytkowników.
Webinar świetnym narzędziem promocyjnym
Dobrze przygotowany i przeprowadzony webinar potrafi być wsparciem dla działań promocyjnych marki oraz content marketingu. Pozycjonuje firmę jako eksperta branży, który chętnie dzieli się swoją wiedzą, a dostarczając odbiorcom wartościowej treści, możemy liczyć na to, że chętniej skorzystają z naszych usług. Dodatkowo zaprezentujemy się jako firma otwarta na klientów, która wchodzi z nimi w interakcję.
