Epidemia koronawirusa sprawiła, że wiele firm musiało przenieść się z biur do domów. Może się jednak okazać, że praca zdalna zadomowi się u nas na dobre, ponieważ ma wiele zalet. Które narzędzia pomogą w jej sprawnej organizacji?
Zalety pracy zdalnej
Badanie przeprowadzone 2 lata temu przez Kantar TNS pokazuje, że Polacy chętnie pracują zdalnie. 95% osób, które praktykowały ten sposób zatrudnienia, wypowiada się o nim pozytywnie. Z badań firmy Owl Labs wynika natomiast, że zdalni pracownicy są o 22% bardziej zadowoleni od osób pozostających w biurach.
Zatrudnieni cenią sobie w pracy zdalnej między innymi możliwość zachowania work-life balance oraz brak konieczności poświęcania czasu na dojazdy do pracy. Natomiast z punktu widzenia firmy wzrost zadowolenia pracowników przekłada się na większą efektywność zespołu.
Praca zdalna pozwala także zmniejszyć koszty wynajmu biura, ponieważ nie ma potrzeby, by miało ono duże rozmiary. Zatrudniając w ten sposób, mamy także dostęp do specjalistów z różnych rejonów kraju i spoza niego. Ułatwia to proces rekrutacyjny, szczególnie jeśli poszukujemy specjalistów z wąskich dziedzin.
Oczywiście praca zdalna wymaga klarownej oceny jej efektywności. Jeśli jednak postawimy nie tyle na „roboczogodziny” a realizację konkretnych zadań, możemy odczuć korzyść z nowej formy działania firmy. Wymaga to jednak stosowania odpowiednich narzędzi.
Sprawna komunikacja
Aby firma mogła działać zdalnie, zespół musi być ze sobą w stałym kontakcie. Celem jest przeniesienie w jak największym stopniu możliwości komunikacji między pracownikami, jaką mają w biurze w realia wirtualne.
Pierwszą formą kontaktu w zespole będzie na pewno narzędzie umożliwiające połączenia głosowe i video oraz telekonferencje. Można w tym celu wykorzystać popularnego Skype’a, Google Hangouts czy Microsoft Teams.
Na początku pandemii dużą popularność zdobył też Zoom. Aplikacja pozwala na organizację spotkania dla nawet 1000 osób. Wygoda Zooma wynika z faktu, że by zaprosić uczestników do wideokonferencji, wystarczy wysłać im link. Okazało się jednak, że rodzi to problemy z bezpieczeństwem, gdyż łatwo było o włamania. Z tego powodu narzędzie jest coraz rzadziej wykorzystywane przez firmy.
Nie mniej ważny jest kontakt między członkami zespołu za pomocą czatów. Pozwalają one na wygodną i swobodną komunikację oraz zmniejszenie ilości wysyłanych e-maili. Warto tu zwrócić uwagę na Slacka, który pozwala na organizowanie grup, kanałów oraz wysyłanie wiadomości prywatnych.
Skuteczne zarządzanie zadaniami
W biurze można osobiście delegować zadania i przypominać sobie o nich w zespole. Jednak zarówno w pracy zdalnej, jak i stacjonarnej, dobrze jest oprzeć się na skuteczniejszych narzędziach.
Programy do zarządzania zadaniami pozwalają na wygodną delegację pracy, ustalanie terminów i priorytetów oraz monitorowanie postępów działań. Dzięki temu unikamy niepotrzebnych telefonów.
Task menadżery pozwalają zyskać całościowy ogląd realizowanych projektów, przez co nie pominiemy żadnego z jego elementów oraz łatwiej określimy skalę działań potrzebnych do wykonania. Za ich pomocą będziemy mogli także współpracować przy dokumentach.
Członkom zespołu pracującym zdalnie programy ułatwiają walkę z prokrastynacją, gdyż projekt zostaje podzielony na mniej przytłaczające zadania. Dzięki temu łatwiej jest dotrzymywać terminów oraz odczuwa się mniejsze obciążenie psychiczne skalą koniecznych do wykonania prac. Zwyczajnie też nie ma potrzeby pamiętania o wszystkich zadaniach.
Task menadżery dostępne są jako aplikacje webowe. Wśród nich warto zwrócić uwagę na Monday, Trello czy Wrike.
Wygodne współdzielenie plików
Członkowie zespołu pracujący zdalnie powinni mieć dostęp z własnych komputerów do najważniejszych plików projektu. Muszą także wygodnie przesyłać pliki innym członkom zespołu. Wysyłanie ich e-mailem jest kłopotliwe, a serwery pocztowe nakładają ograniczenia na wielkość wysyłanych załączników.
Rozwiązaniem jest chmura obliczeniowa, która pozwala przechowywać pliki na zewnętrznych serwerach. Można je następnie udostępniać całemu zespołowi lub wybranym jego członkom. W rozwiązaniach cloud computing możemy uploadować pliki dowolnej wielkości.
Warto wspomnieć, że mając serwer hostingowy, dysponujący dużym limitem przestrzeni dyskowej, sami również możemy uruchomić na nim usługę współdzielenia plików. Istnieje wiele wygodnych i bezpłatnych narzędzi, które umożliwiają nam realizację tego typu zadań. Wśród nich należy wymienić aplikację ownCloud. Jest to bezpłatne narzędzie, które każdy użytkownik pakietu Hosting Cloud Basic w nazwa.pl może uruchomić za pomocą autoinstalatora skryptów, który jest dostępny w panelu Active.admin naszego serwera.
Dla firmy odpowiednie są także narzędzia dedykowane, które dają możliwość stałego tworzenia kopii zapasowych kluczowych danych oraz udostępniania ich pracownikom.
Praca nad dokumentami
Aby wygodnie współpracować, warto stosować także programy biurowe online. Pozwalają one na wspólną edycję dokumentów w czasie rzeczywistym, w tym dodawanie komentarzy. Nie ma w związku z tym konieczności przesyłania sobie zaktualizowanych wersji plików.
Do aplikacji tego typu należy pakiet biurowy Google. Może on z powodzeniem zastąpić Microsoft Office, gdyż pozwala na odczytywanie i zapisywanie plików w formacie tego programu.
Pakiet składa się z Dokumentów Google, które stanowią odpowiednik Worda i zawierają większość funkcji potrzebnych do edycji dokumentów tekstowych. Korzystać możemy także z Arkuszy Google, pozwalających operować na arkuszach kalkulacyjnych oraz Prezentacji Google, które działają w sposób zbliżony do PowerPointa.
Dla zwolenników Microsoft Office dobrym rozwiązaniem może być usługa Office 365. Zawiera wszystkie funkcje pakietu biurowego Microsoftu, jednak możemy korzystać z niej poprzez przeglądarkę oraz mamy dostęp do zawsze najnowszej wersji oprogramowania.
Przewagą Office 365 nad Google Docs jest dostęp do aplikacji Access i Outlook. W wybranych pakietach można także korzystać z programu Publisher. Przede wszystkim jednak rozwiązanie Microsoftu jest bardziej zaawansowane niż Google’a, dlatego, jeśli potrzebne są nam dodatkowe funkcje, warto z niego skorzystać. Dostęp do Office 365 jest płatny w modelu abonamentowym.
Dajmy szansę pracy zdalnej
Istnieje duże prawdopodobieństwo, że wielu zatrudnionych, którzy zakosztują pracy zdalnej, będzie chciało już przy niej pozostać. Być może, jak to było w wielu firmach jeszcze przed pandemią, pracownicy będą odwiedzali biuro jedynie raz czy dwa razy w tygodniu, by uczestniczyć w spotkaniach czy zwyczajnie porozmawiać z koleżankami i kolegami.
Warto w związku z tym wykorzystać zaistniałą obecnie sytuację, aby przestawić firmę na nowe tory. Może to przynieść korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcy.