Współczesny biznes danymi stoi, a niewiele rzeczy może zaszkodzić tak bardzo, jak ich utrata. Ponieważ dane to, obok wykwalifikowanych pracowników i specjalistów, największy skarb przedsiębiorstwa, wymagają szczególnej atencji i ochrony. Na szczęście firmy mają do wyboru szeroki wachlarz rozwiązań zabezpieczających.
Najbardziej pospolitym sposobem wykonywania kopii zapasowych ważnych danych jest tworzenie backupu, z użyciem powszechnie dostępnego oprogramowania i zwykłe duplikowanie najważniejszych zasobów w obrębie jednej stacji roboczej. Takie rozwiązanie nie jest jednak wskazane, gdyż do każdego komputera można się włamać, a laptopa zgubić lub utracić w wyniku kradzieży.
Dlatego do przechowywania backupów wykorzystuje się też pozostałe zasoby sprzętowe dostępne lokalnie, w siedzibie organizacji. Może do tego służyć prosty zewnętrzny dysk twardy, mniej lub bardziej zaawansowany dysk sieciowy, na przykład pamięć typu Network Attached Storage, wydzielony serwer w firmowym centrum danych albo sieć SAN (Storage Area Network), czyli specjalna sieć urządzeń, do przechowywania dużej ilości danych, w obrębie sieci lokalnej.
Obok NAS‑ów i serwerów, które zasadniczo mogą pełnić dowolne funkcje, jakie przydzieli im administrator, istnieje też specjalna kategoria sprzętu, której przeznaczeniem jest wyłącznie utrzymywanie kopii zapasowych. To tzw. Purpose‑Built Backup Appliances, czyli serwery zoptymalizowane pod kątem backupu, wyposażone w redundantne systemy zasilania i pamięci, zapewniające szyfrowanie danych w stanie spoczynku i automatyzujące procesy backupu i odzyskiwania danych. Jak się okazuje, są to jednak rozwiązania dla większych organizacji.
Wartościową opcją dla mniejszych firm, uzupełniającą backup lokalny, jest backup w chmurze. Niezbędne pliki wysyłamy do repozytorium poza firmową serwerownią, w centrum danych dostawcy usługi chmurowej. Istnieje nawet specjalna kategoria rozwiązań chmurowych „Backup jako usługa” (Backup‑as‑a‑service) – mamy do swojej dyspozycji miejsce na dysku chmurowym, a za wykonywanie kopii zapasowych i zapisywanie ich w chmurze dba działające na komputerze lokalnym oprogramowanie, tzw. agent.
Aby pozbyć się obaw o bezpieczeństwo danych poza siedzibą firmy, warto je uprzednio zaszyfrować. W aplikacji Cloud Backup, oferowanej przez nazwa.pl, procedura ta jest częściowo zautomatyzowana – wystarczy aktywować usługę i wskazać pliki mające trafić do kopii zapasowej, a zostaną one zabezpieczone 256‑bitowym algorytmem kryptograficznym, a dopiero potem przesłane do centrum danych nazwa.pl. Przechowywanie danych poza siedzibą firmy ma tę zaletę, że uodparnia nas na efekty awarii, katastrof i innych nieprzewidzianych zdarzeń. Każdy sprzęt biurowy może zostać uszkodzony lub zniszczony, na przykład w wyniku pożaru, wtedy w celu odzyskania danych trzeba zwrócić się do wyspecjalizowanego laboratorium. Z kolei urządzenia mobilne mogą zostać skradzione, nie mówiąc o tym, że łatwo je zgubić.
Wreszcie, firmy mogą też zapisywać dane na napędach taśmowych. Jednak w tym miejscu należy odróżnić pojęcie backupu od archiwizacji. Są one tylko pozornie tożsame. Kopie zapasowe wykonuje się na danych będących w bieżącym użyciu, a archiwizacji podlegają zasoby, które z użycia wyszły, jednak z jakichś powodów (np. w celu zachowania zgodności z przepisami prawa) muszą być w dalszym ciągu przechowywane przez firmę. Stąd konieczność przesunięcia ich do archiwum.
Taśmy charakteryzują się dużą trwałością, wynoszącą nawet kilkadziesiąt lat, jednak nie nadają się do codziennych zadań backupowych z uwagi na bardzo długi czas przywracania danych z kopii. A krótkie RTO (Recovery Time Objective), czyli czas potrzebny do odzyskania danych na wypadek awarii, jest jednym z kluczowych czynników charakteryzujących wydajny backup. Wydłużenie tego czasu grozi przestojem i przerwą w operacjach, co dla coraz większej liczby firm jest równoznaczne ze stratami, tak finansowymi, jak i wizerunkowymi.
Poza tym, archiwizuje się informacje, a nie dane. Oznacza to po prostu, że zarchiwizowane treści muszą być możliwe do odczytania nawet po wielu latach, gdy zmieni się otoczenie informatyczne, a aplikacje, w których te dane powstały, odejdą do lamusa.
Przepis na idealny backup to połączenie kilku różnych rozwiązań do wykonywania kopii zapasowych. Nic nie stoi na przeszkodzie, by jednocześnie utrzymywać kopie danych lokalnie, w zabezpieczonej postaci, na wydzielonych dyskach NAS lub innych urządzeniach pamięci masowej w sieci lokalnej oraz w usłudze chmurowej, poza własną serwerownią. A wręcz zalecane jest posiadanie kilku kopii zapasowych, na różnych urządzeniach (np. na NAS-ach) i w różnych lokalizacjach (własna serwerownia i usługa chmurowa), wspartych backupem długoterminowym (taśmy).