Nowy projekt czeka, a Ty parzysz kolejną kawę, ucinasz sobie drzemkę lub oglądasz serial na Netflixie? Nie jesteś sam — problemy z produktywnością ma większość pracujących w domu freelancerów. Poznaj praktyczne sposoby, które pomogą Ci radzić sobie z odwlekaniem.
Dlaczego odwlekamy
Prokrastynacja to odkładanie na później czynności, które mamy do wykonania. Można uznać, że to bardziej elegancka nazwa dla lenistwa, ale przyczyny zjawiska są bardziej złożone. Jedną z nich jest chęć doświadczenia natychmiastowej przyjemności, jaką daje „odpuszczenie sobie” trudniejszego zadania i zajęcie czymś mniej wymagającym (np. wspomnianym Netflixem). Inna przyczyna to np. lęk przed porażką. Szczególnie dla perfekcjonistów praca jest źródłem niepokoju, gdyż czują presję, by wykonać ją doskonale. Odwlekając, unikają nieprzyjemnego uczucia. Prokrastynacja skutkuje oczywiście większym stresem, niż ten, który odczuwałbyś w trakcie terminowego wykonywania pracy. Stresujące jest nie tylko robienie wszystkiego na ostatnią chwilę, ale też wcześniejsze myślenie o potrzebie podjęcia się zadania. Dochodzi do tego poczucie winy wynikające z faktu, że zajmujesz się czymś innym niż praca oraz obniżone poczucie wartości.
Jasne cele i mniejsze etapy
Czasem trudno zmobilizować się do wykonania danej pracy, gdyż jest jej zwyczajnie zbyt dużo. Warto wtedy jasno sformułować konkretne działania kierujące do jej wykonania. Służyć do tego mogą menedżery zadań. Istnieje mnóstwo tego typu aplikacji, także bezpłatnych. Dzięki nim możesz stworzyć listę zadań i systematycznie odznaczać te ukończone. Task menedżery czy to-do-listy pozwalają na łatwiejsze ogarnięcie umysłem całej pracy, która jest przed nami. Staje się wtedy mniej przytłaczająca, przez co łatwiej jest zabrać się do działania. Istnieje całe mnóstwo aplikacji, które mogą być Ci pomocne. Bezpłatne w podstawowej wersji są m.in.: Todoist, Wunderlist czy SamePage. Wszystkie pozwalają też na współpracę z innymi uczestnikami danego projektu poprzez delegowanie zadań.
Realne deadline’y
Kiedy rozpiszesz prace do wykonania, dzieląc je ewentualnie na mniejsze etapy, wyznacz sobie konkretny czas na ich wykonanie. Task menedżery pozwalają na określenie konkretnych dat wraz z godzinami, do których zdecydujesz się ukończyć dane zadanie. Dzięki temu stworzysz czytelny harmonogram prac.
Staraj się, by deadline’y były możliwe do dotrzymania. Nie zakładaj optymistycznie, że będziesz w stanie pracować przez całą noc lub gwałtownie przyspieszysz tempo. Dzięki temu harmonogram nie stanie się kolejnym źródłem stresu, który mógłby sprzyjać odwlekaniu.
Pomocny pomidor
Technika pomidora nazwę wzięła od minutnika w kształcie tego warzywa, którego używał jej twórca, Francesco Cirillo. Polega na podzieleniu pracy na interwały, dzięki czemu staje się łatwiejsza do wykonania. W praktyce: po pracy przez 25 minut zrób sobie 5 minut przerwy. Z reguły po 4 takich cyklach przerwa jest dłuższa oraz trwa 20 minut. Aplikacje służące do wdrożenia techniki pomidora to np. Clockwork Tomato. Znajdziesz także odpowiednie rozszerzenia do niektórych menedżerów zadań.
Odświeżające przerwy
A co można robić w trakcie przerwy? Lepiej nie zajmować się czymś, co może Cię wciągnąć na dłuższy czas. Nie sprawdzi się zatem przeglądanie newsów czy You Tube’a. Dla zdrowia umysłu można na przykład wykonać krótką odświeżającą medytację wg tej metody. Działa jak błyskawiczna drzemka i pozwala zdystansować się od pracy, by przystąpić do niej potem z nową energią. Jeśli spodoba Ci się tego typu praktyka uważności (czyli mindfulness), możesz spróbować takich aplikacji mobilnych jak Calm, Headspace czy Insight Timer. Doskonałe będą także ćwiczenia fizyczne. Tu też znajdziesz pomocne aplikacje jak np. J&J Official 7 Minute Workout. Co prawda 7 minut to więcej niż najkrótsza zalecana przerwa, ale dla zdrowia można lekko nagiąć zasady „pomidora”.
Wyłączenie rozpraszaczy
Aby skutecznie pracować, trzeba w pełni oddać się pracy. Określane jest to jako flow, który pozwala na maksymalną koncentrację, pozwalającą wykonywać zadanie szybko i dokładnie. Telefony, wiadomości, maile — wszystkie te powiadomienia odciągają od pracy. Pomóc może tu np. OffTime, który wyłącza powiadomienia na wybrany przez Ciebie okres. Jeśli korzystasz z techniki pomidora, będą to np. cztery cykle pracy i 5 minutowych przerw, po których, w czasie dłuższej przerwy, sprawdzisz powiadomienia i ew. oddzwonisz, jeśli będzie taka potrzeba.
Dźwięki na koncentrację
Niektórym pomaga także muzyka. Na Spotify znajdziesz playlisty z utworami służącymi koncentracji. Użyć możesz także wyspecjalizowanej w takich dźwiękach aplikacji Brain.fm. Jeśli w słuchaniu muzyki przeszkadza Ci np. hałas remontu za ścianą, warto się zastanowić nad słuchawkami tłumiącymi odgłosy otoczenia (ANC — Active Noise Cancellation). Rejestrują one za pomocą mikrofonów zewnętrzne dźwięki i odwracają ich fazę, dzięki czemu stają się niesłyszalne. Na rynku znajdziesz wiele modeli takich słuchawek, zarówno nausznych, jak i dousznych.
PODSUMOWANIE
Na początek walki z prokrastynacją spróbuj zatem następujących metod:
- Spisuj cele i dziel je na etapy, używając menedżerów zadań.
- Wyznaczaj sobie realne deadline’y.
- Spróbuj metody pomidora.
- Ćwicz lub medytuj w czasie przerw.
- Wyłącz rozpraszacze.
- Słuchaj muzyki sprzyjającej skupieniu.
