Wystawianie faktur wcale nie musi polegać na wpisywaniu danych do arkusza w Excelu. Obecnie dostępnych jest wiele wygodnych serwisów do fakturowania on-line opartych na chmurze. Podpowiadamy, co jest ważne w tego typu usłudze.
Na co zwrócić uwagę?
Gdy wybierasz program do fakturowania, zwróć uwagę na następujące cechy:
- intuicyjność i łatwość obsługi
Niezależnie od tego, ile będziesz wystawiał faktur, dobrze, abyś mógł to robić szybko. Dlatego przed dokonaniem wyboru warto przetestować wersję demonstracyjną, aby ocenić, czy interfejs programu jest zrozumiały.
- eksport do PDF i różne szablony faktur
Fakturę trzeba zapisać, by móc wysłać ją klientowi (chociaż programy mogą to zrobić automatycznie). Oczywiście najlepszy do tego będzie format .pdf. Ponadto warto, abyś mógł wybierać pomiędzy różnymi wzorami wyglądu faktury oraz wstawić do niej swoje logo. Wtedy faktura łatwiej zostanie dostrzeżona w stosie dokumentów na stole klienta, lepiej reprezentując Twoją firmę.
- korzystanie z bazy CEIDG
Program powinien podpowiadać dane klienta na podstawie bazy danych przedsiębiorców, abyś nie musiał wprowadzać ręcznie wszystkich pozycji, takich jak adres czy kod pocztowy.
- liczba możliwych do wystawienia faktur
Szczególnie w niższych pakietach usług mogą istnieć limity dokumentów, jakie możesz wystawić w danym miesiącu. Wybierz taką opcję, która odpowiada Twoim potrzebom — jeśli jesteś freelancerem pracującym tylko z kilkoma klientami, nie przepłacaj za nielimitowane wystawianie faktur.
- integracje
Jeśli masz sklep internetowy, dużym uproszczeniem będzie fakturowanie bezpośrednio w jego panelu. Programy zintegrowane są często także z płatnościami online, systemami księgowymi czy np. WordPressem.
- wielojęzyczność i różne waluty
Jeśli współpracujesz z klientami z zagranicy, jest to funkcja niezbędna do prowadzenia działalności.
- zabezpieczenia
Program powinien gwarantować bezpieczeństwo przechowywanych w chmurze baz danych.
- różne rodzaje faktur
Powinieneś móc wystawiać nie tylko faktury VAT, ale też np. pro forma czy faktury zaliczkowe.
Najpopularniejsze programy (wybrane funkcje):
IFirma
- dobry dla freelancerów — jeżeli wystawiasz mniej niż 10 faktur miesięcznie, program jest darmowy. Gdy przekroczysz tę liczbę, zapłacisz 100 zł rocznie,
- za 37 zł miesięcznie możesz korzystać z opcji automatycznego księgowania. W ten sposób wyślesz dokumenty do urzędów on-line. Dwa razy w roku za darmo możesz skorzystać też z weryfikacji KPiR. Dostępna będzie też dla Ciebie pomoc konsultantów,
- od 100 zł miesięcznie możesz wykupić usługi dedykowanej księgowej,
- wersja mobilna pozwoli Ci wystawiać faktury, gdzie chcesz i kiedy chcesz,
- skorzystasz z darmowego CRM,
- usługa jest zintegrowana z bankami, płatnościami internetowymi, Allegro oraz platformami sklepowymi (m.in. PrestaShop czy Shoper).
Fakturownia
- nielimitowaną liczbę faktur możesz wystawiać już za 6 zł miesięcznie,
- w wyższych pakietach skorzystasz z modułu MAGAZYN,
- w ramach jednego konta jest możliwość obsługi kilku firm,
- program może służyć do drukowania etykiet, obsługuje POS i kody EAN oraz można go zintegrować z drukarką fiskalną,
- dostępny jest osobny panel dla klientów,
- obsłużysz wiele języków i walut,
- usługa zintegrowana jest m.in. z płatnościami online, platformami e-commerce i systemami CRM.
wFirma
- księgowość i magazyn dostępne są za 54 zł miesięcznie,
- integracja z bankami pozwoli Ci na monitorowanie wpłat,
- będziesz miał możliwość wysyłania deklaracji do urzędów,
- skorzystasz z CRM,
- moduł Kadry i Płace umożliwi Ci generowanie dokumentów, integrację z e-ZUS i MF, ewidencję czasu pracy oraz tworzenie elektronicznych akt osobowych,
- otrzymasz możliwość korzystania z miękkiej windykacji.
Zanim wybierzesz program, dokładnie określ swoje potrzeby. Dzięki temu nie będziesz musiał migrować do innej usługi, gdy okaże się, że w tej wybranej przez Ciebie brakuje potrzebnej opcji. Pozwoli Ci to także nie płacić za funkcje, których nie potrzebujesz.
