Zarówno w rozbudowanej organizacji, jak i w mniejszej firmie, zachodzi wiele równoległych procesów, które wymagają nieustannej koordynacji. Poszczególne działy przedsiębiorstwa powinny ze sobą współpracować, a decydenci być powinni być w stanie skutecznie nimi zarządzać. Realizację tego typu działań wspomaga oprogramowanie ERP. Czym jest i jakie są jego zalety?

Czym jest system ERP?

ERP (skrót od Enterprise Resource Planning) oznacza oprogramowanie, które umożliwia planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Przetwarza ono podstawowe dane dotyczące firmy np. produkcji, usług, obsługi klienta, sprzedaży, logistyki, magazynowania czy procesów finansowych i księgowych.

Systemy ERP opierają się na centralnych bazach danych, do których wprowadzane są informacje związane z różnymi płaszczyznami funkcjonowania organizacji. Dzięki temu są one dostępne dla autoryzowanych użytkowników w całej firmie. Nie ma zatem potrzeby czasochłonnej wymiany danych, czy scalania poszczególnych baz.

ERP obsługuje wszystkie aspekty działalności przedsiębiorstwa. Oznacza to, że firma nie musi korzystać z osobnego oprogramowania do obsługi różnych działów. Dane gromadzone są w jednym miejscu, a użytkownicy otrzymują do nich dostęp w zakresie odpowiednim do swoich obowiązków oraz poziomu decyzyjności.

Rozwiązania ERP są przeznaczone nie tylko dla rozbudowanych organizacji. Mogą być nie mniej użyteczne dla mikro, małych i średnich firm. Modułowość oprogramowania sprawia, że możliwe jest zdecydowanie się na implementację jedynie wybranych elementów systemu i dołączenie dodatkowych, gdy firma się rozrośnie.

Zalety systemów ERP

• Efektywniejsze zarządzanie

Systemy ERP pozwalają menedżerom uzyskać dostęp do pełnych informacji na temat funkcjonowania przedsiębiorstwa. Mogą generować spersonalizowane raporty, zawierające dane potrzebne osobom zarządzającym do konkretnej analizy.

Pozwala to na podejmowanie lepszych decyzji i optymalizację działania firmy. Projekty są także lepiej skoordynowane i mogą być szybciej realizowane. Ważne jest również to, że wszyscy decydenci mają dostęp do tych samych danych. Nie zdarza się, by informacje były zduplikowane lub sprzeczne ze sobą.

• Lepsza wydajność procesów

Dzięki ERP możliwa jest automatyzacja i uproszczenie czynności zachodzących w organizacji. Może to być związane np. z księgowością, zaopatrzeniem, marketingiem, sprzedażą czy HR, a także zarządzeniem projektami, relacjami z klientami i ryzykiem. Zmniejsza się przy tym konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Efektem tego jest poprawa produktywności pracowników oraz redukcja ilości popełnianych przez nich błędów. Procesy zostają zatem usprawnione, co przekłada się na realne oszczędności oraz odciążenie zatrudnionych osób.

• Trafniejsze prognozy

Dostęp do centralnej bazy danych sprawia, że kadra zarządzająca zyskuje całościowy wgląd we wszystkie szczegóły funkcjonowania firmy. Dzięki temu menedżerowie są w stanie analizować różne scenariusze i tworzyć dokładniejsze prognozy.

Osoby zarządzające, dzięki kontrolowaniu zasobów i procesów zachodzących w firmie, mogą planować takie aspekty działania przedsiębiorstwa, jak kwestie sprzedaży, zapasów, obsługi klientów czy finansów. Trafniejsze przewidywania przekładają się na optymalizację procesów biznesowych, a zatem obniżenie kosztów i maksymalizację zysków.

• Poprawa współpracy działów

ERP pozwala na efektywną współpracę różnych działów w czasie rzeczywistym. Pracownicy są w stanie efektywniej podejmować decyzje na podstawie informacji dotyczących działalności innych jednostek. Kadra zarządzająca korzysta natomiast z faktu, że system zbiera i porównuje wskaźniki dotyczące funkcjonowania różnych działów oraz generuje raporty oparte na preferencjach użytkowników.

Dzięki ERP możliwe jest np. skuteczne zarządzanie firmą o rozproszonej strukturze. Dotyczyć to może organizacji, która ma wiele lokalnych oddziałów, ale jedno centrum dystrybucji towaru oraz wspólny personel zarządzający.

Wszystkie informacje z oddziałów wprowadzane są do systemu, przez co możliwa jest koordynacja działań pomiędzy nimi. Ponadto kadra zarządzająca jest w stanie ocenić efektywność konkretnych lokalizacji i w razie potrzeby wdrożyć programy zaradcze (mogące skutkować np. większą wydajnością współpracy, obniżeniem kosztów czy przeprowadzeniem konsolidacji).

• Skalowalność

Odpowiednie systemy ERP są w stanie obsłużyć także rozwijającą się organizację. Jeżeli firma rozrasta się o nowe jednostki, oprogramowanie można zmodyfikować lub dodać do niego odpowiednie moduły. Także zatrudnienie kolejnych pracowników nie stanowi problemu – system jest w stanie obsłużyć dowolną ilość użytkowników. Nie będzie zatem konieczności zmiany ERP, gdy firma się rozbuduje.

• Integracja informacji

Oprogramowanie ERP opiera się na centralnych bazach danych. Dzięki temu informacje nie są rozproszone w różnych lokalizacjach. Oznacza to obsługę w ramach jednego systemu np. finansów, CRM, sprzedaży czy zapasów. Nie ma potrzeby odwoływania się do istniejących w różnych systemach baz danych. Informacje są ponadto aktualizowane w czasie rzeczywistym. Zwiększa to efektywność biznesu i eliminuje potencjalne błędy związane z nieprawidłowością danych.

• Udoskonalenie obsługi klientów

Dzięki systemom ERP sprzedawcy i pracownicy obsługi klienta mogą efektywniej współdziałać z klientami i poprawiać z nimi relacje. Dzieje się to dzięki dostępowi do precyzyjnych informacji dotyczących klientów (jak np. historia transakcji). Wykorzystywać można także narzędzia do automatyzacji marketingu, co przekłada się na efektywniejsze działania w tym zakresie (np. skuteczniejsze pozyskiwanie leadów oraz ich pielęgnowanie dzięki punktacji).

• Mobilność

Gdy firma korzysta z ERP wraz z rozwiązaniami chmurowymi, pracownicy zyskują dostęp do centralnej bazy danych, niezależnie od miejsc, w których się znajdują i używanych przez nich urządzeń. Ma to znaczenie np. w przypadku mobilnych sprzedawców, a także pozwala na organizację pracy zdalnej.

Zalety zdalnego dostępu do systemów organizacji okazały się kluczowe podczas epidemii koronawirusa. Konieczność szybkiego przestawienia pracowników na wykonywanie obowiązków z domu sprawiła, że niektóre firmy musiały w trybie przyspieszonym wdrożyć odpowiednie procedury. Systemy ERP okazały się tu optymalnym rozwiązaniem.

ERP – całościowe rozwiązanie

Dzięki ERP działania firmy w poszczególnych zakresach mogą być skutecznie skoordynowane. Przekłada się to na lepsze zarządzanie i efektywniejszą współpracę pomiędzy działami. Decydenci są w stanie uzyskać wiedzę na temat całości funkcjonowania przedsiębiorstwa, przez co mogą podejmować lepsze decyzje.

Wdrożenie systemów ERP wydaje się koniecznością w przypadku bardziej rozbudowanych organizacji. Jednak średnie oraz małe firmy także dostrzegą zalety tego rodzaju oprogramowania dzięki uzyskaniu całościowego oglądu działania biznesu. Pozwoli to na optymalizację zarządzania zasobami.

ERP na serwerach VPS z Windows Server

Oprogramowanie ERP powinno być uruchamiane w stabilnym i szybko działającym środowisku. Doskonałym przykładem są tutaj serwery VPS z systemem operacyjnym Windows Server, oferowane przez nazwa.pl.  Koszt tego typu maszyn wirtualnych, przeznaczonych do obsługi programów ERP, zaczyna się już od 50 zł/m-c. Serwery VPS od nazwa.pl umożliwiają nie tylko efektywną pracę z technologiami .NET i MS SQL, lecz również pozwalają korzystać z wielu narzędzi ułatwiających prowadzenie biznesu. Szeroki zakres ich zastosowania sprawia, że jest to optymalne rozwiązania dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości.